広報部Sさんコラム✨就活・仕事・プライベートで役立つ！「タスク管理」について紹介します！

社員コラム

広報部Sさんコラム✨就活・仕事・プライベートで役立つ！「タスク管理」について紹介します！

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2020.11.10(Tue)

こんにちは！
NVS(ネットビジョンシステムズ) 人事部です。

前回「謙虚」について記事を書いてくださった広報部のSさんから
最新作「タスク管理」についての原稿を頂きました！！
Sさん有難うございます！！

本日のブログは広報部社員がお届けします✨
テーマ：「タスク管理」

それでは、よろしくお願い致します！！

☆彡☆彡☆彡

こんにちは、広報部のSです！
初めましての方もいらっしゃるかと思いますので…
まずは、簡単な自己紹介をさせていただきます。

2019年まではインフラエンジニア
2020年からは群馬支社で開発に携わらせていただいています。
また、小学生向けのプログラミングスクールの講師や広報活動も行っています。

今回、そんなマルチタスクな私のタスク管理・スケジュール管理についてお話いたします。
（初めて社会人になる方や就活生、学生の方に読んでいただきたい内容です！）

１．タスクの種類

まずはタスクの種類です。
タスクは大きく3つに分けて考えることができます。
そして種類によって、タスクの管理方法が変わってきます。

①長期的なタスク
　⇒サブタスクの確定しきっていない長期スケジュールのタスク
　　例：プロジェクト、イベントや企画など、初動から完了までの期間が長いタスク
　　　　卒業論文や就職活動も長期的なタスクに当てはまります。

②定期的なタスク
　⇒1週間ごと、1か月ごとなど定期的に実施するタスク
　　例：プロジェクトの定例ミーティング、週次報告書の提出など
　　　　アルバイトのシフト提出、毎週〇曜日の可燃ごみのゴミ出し、
　　　　学校の講義も1週間ごと定期的に実施するタスクですね。

③単体タスク
　⇒1回の行動で完了するタスク
　　例：メールやメッセージへの返信、簡単なサブタスク
　　　「家族から台所洗剤が切れたので学校帰りに買ってきてと頼まれた」など
　　　 1回の行動で完了するタスクは日常生活にも多々ありますね。

2．タスクごとの管理の仕方

タスクの種類ごとの管理方法と、おすすめツールをご紹介いたします。

①長期的なタスク
【管理方法】ガンチャート

長期的なタスクは、サブタスクの種類も多く、サブタスクごとに締め切り日も異なります。
そして、プロジェクトのような場合は
自分だけでなく複数人のチームで業務にあたることが多いです。

そのため、タスク管理では、
・サブタスクの進捗や状況
・タスクの担当者
・工程数と作業順序
・全体の状況
を見やすくすることが重要になります。

＜ガンチャートのメリット＞
・チームメンバーがプロジェクトの全体像を想像できる。
・タスクの共有が楽に行える。
⇒チームメンバーが各担当タスクに取り掛かりやすくなります。

・タスクの進捗確認が簡単。
・タスクの工程数や作業順序を適切にスケジューリングできる。
⇒ガンチャートでは進捗状況が可視化されるため、
　スケジュール通りに進んでいないことに早期に気づくことができます。
　現状と全体のスケジュールを一貫して確認できるため、すぐに軌道の修正をすることもできます。

＜おすすめツール＞
Brabio！(ブラビオ)
https://brabio.jp/
■5人まで無料
■操作が簡単
■マイルストーン管理も可能
■担当状況ビュー機能(誰が忙しいかわかる)

②定期的なタスク
【管理方法】カレンダー

定期的に発生するタスクに関しては、頻度にもよりますが周期が長ければ、
タスクをメモすることも忘れてしまう場合があります。
そのため、リマインド機能や自動でタスクが登録されるようなツールを
使用することをおすすめします。

＜おすすめツール＞
Googleカレンダー
https://calendar.google.com/calendar/
■くり返し機能(回数・終了日の指定可能)
■スマホとPCでの連携が簡単
■通知機能

③単体タスク(ToDo)
【管理方法】メモ帳・付箋

単体タスクは、突発的に発生することが多いです。
また、全体のタスクの中でも、単体タスクが大半を占めています。
①の長期的なタスクのサブタスクも、最終的にはTodoとして管理します。

そのため、下記のポイントが重要です。
・操作が簡単である
タスクの管理は業務の効率化にもつながります。
書き込みや編集の頻度が高いToDoの操作に時間がかかってしまっては、本末転倒となります。

・持ち運びが簡単であること
タスクが発生するタイミングは様々なので、
いつでもToDoに加えられるようにすることが大事です。
また、どこでもタスクを確認できるように持ち運びが簡単にできることが重要です。

＜おすすめツール＞
スマホアプリ：QuickMemo＋
https://appllio.com/app-quickmemo-plus
■スマホアプリなので、かさばらない
■付箋型のメモアプリなので、操作が簡単
■付箋ごとに通知機能・くり返し機能がある
■複数ページある
■文字の装飾ができる

＜分かりやすいToDo(QuickMemo＋)＞

★サブタスクは斜め下に配置すること！
　　関連するタスクが、一目でわかります。

★長文ではなく、簡潔に記載する！
　　確認時に分かりやすいことが重要です。

★優先度をわかるようにする！
　　スケジューリングにおいて、優先度は重要です。
　　また、優先度を可視化することで、忙しい時でもすぐ優先度の高いタスクに取り掛かれます。

★1か所にまとめて書く！
　　メモ帳の複数ページに書くと、確認漏れの原因になります。

3．まとめ

今回、私のタスク管理方法をご紹介させていただきました。
上記に紹介した以外にも、それぞれの強みや特徴を持つツールやアプリ、管理方法がありますので、
学生や就活生のうちに自分に合った管理方法やアプリを見つけましょう！

☆彡☆彡☆彡

Sさん有難うございました！
改めてタスク管理の方法と重要性について学びなおすことができました！

>タスクをメモすることも忘れてしまう場合があります。
>★1か所にまとめて書く！
>　メモ帳の複数ページに書くと、確認漏れの原因になります。

特にこちらのメッセージがグサリと刺さりました…学生の頃の自分に教えてあげたかったです。笑
学生時代、忙しい時は「後で書けばいいや」とそのまま忘れてしまったり
「とりあえずこのノートに書こう」と近くにあったノートにレポートの提出日を書き込んでしまい、
「あれ？レポート期限どこに書いた？文字数は？フォーマットは？」と書いたメモを探すのに
時間を費やしたり、友人に確認することもありました…。

社会人になってから先輩方が当然のように「タスク管理」をされていて凄い！と感じました。
自分も見よう見まねで取り組んでいく中で、リマインダーを活用するようになったり
Onenoteのチェックリストを活用するようになりました。(まだまだ模索中です！）

★NVS10ヶ条: 6.優先順位を意識して取組み、効果を最大化します

NVS10ヶ条にも優先順位＝タスク管理について記載があります。
効果を最大化するためには、優先順位をつけることが重要です。
優先順位をつける為には自分が取り組む事・予定を明確にする必要があります。
仕事だけでなくプライベートでも活かせることだと思いますので、ぜひ参考にしてみて下さいね ♪

自分にとって1番活用しやすいタスクリストは何か、学生のうちから色々と試してみると
新社会人へのスタートダッシュで同期と差がつけられるかもしれませんね！

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最後までお付き合いいただきありがとうございます！

今後もNVSのことや業界のこと…社員コラム等、
色々な情報を発信していく予定ですので、引き続きよろしくお願いいたします。

この記事を読んでくださったみなさまに
NVSやネットワークエンジニアへの興味をもっていただければ、幸いです。

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